به‌موجب ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی را برای ثبت ادعاهای قدیمیِ فاقد سند رسمی راه‌اندازی کند. مأموریت این سامانه، جمع‌آوری و شفاف‌سازی ادعاهای مالکیت عین، مالکیت منافع بیش از دو سال، حق انتفاع و حق ارتفاق نسبت به املاک است که پیش از راه‌اندازی سامانه ایجاد شده‌اند اما سند رسمی ندارند.

این سامانه دقیقاً چیست و چه می‌کند؟

سامانه، بستر رسمی است برای ثبت و مستندسازی ادعاهای قدیمیِ غیررسمی. خروجیِ مطلوب آن:

• ایجاد بانک ادعاهای مالکیتی برای املاک؛
• فراهم کردن مسیر تبدیل ادعا به سند رسمی (از طریق تنظیم سند یا طرح دعوای الزام به تنظیم سند)؛
• کاهش تعارضات و معاملات معارض در آینده با اتکای سیستماتیک به داده‌های ثبت‌شده.

به زبان ساده: اگر قرارداد عادی، مبایعه‌نامه دستی، قول‌نامه قدیمی، یا توافق سنتی درباره ملکی دارید و هنوز سند رسمی نگرفته‌اید، این سامانه مسیر قانونیِ ثبت ادعا و سپس رسمی‌سازی را باز می‌کند.

زمان راه‌اندازی

قانون در ۱۳ خرداد ۱۴۰۳ ابلاغ شد. سازمان ثبت تا ۱۳ خرداد ۱۴۰۴ فرصت دارد سامانه را راه‌اندازی کند. تاریخ شروع به‌کار رسمی، با اعلان رئیس قوه قضائیه در روزنامه رسمی اعلام خواهد شد.

چه ادعاهایی در سامانه ثبت می‌شوند؟

• ادعای مالکیت عین (مالکیت خودِ ملک)
• ادعای مالکیت منافع بیش از ۲ سال
• حق انتفاع و حق ارتفاق (مثلاً حق عبور، حق مجرای آب و …)

توجه: ادعا باید قبل از راه‌اندازی سامانه ایجاد شده و فاقد سند رسمی باشد.

مهلت‌های طلایی (دو بازه دو‌ساله)

۱) از تاریخ راه‌اندازی سامانه: دو سال برای ثبت ادعا و مستندات دارید.
۲) از تاریخ ثبت در سامانه: دو سال فرصت دارید که یا سند رسمی تنظیم کنید، یا دعوای الزام به تنظیم سند رسمی/دعوی مرتبط طرح کنید و مدرک اقدام انجام‌شده را در سامانه بارگذاری کنید.

اگر مرحله اول را انجام ندهید، بعداً امکان ثبت ادعا را از دست می‌دهید. اگر مرحله دوم را انجام ندهید، ادعایتان به‌لحاظ استنادی در برابر برخی اشخاص و املاک بی‌اثر می‌شود.

تکالیف مراجع پس از ثبت ادعا

پس از بارگذاری ادعا توسط متقاضی، مراجع قانونی ذی‌ربط مکلف‌اند اقدامات و نتایج رسیدگی (مثل نتیجه دعوا یا تنظیم سند) را در همان سامانه منعکس کنند تا زنجیره «ادعا ، پیگیری و نتیجه» قابل رصد باشد.

اگر ادعا را ثبت نکنیم چه می‌شود؟ (ضمانت‌اجراها)

• عدم امکان ثبت ادعا پس از مهلت: فرصت سامانه‌ای برای طرح ادعا از بین می‌رود.
• کاهش شدید قدرت استناد: پس از انقضای مهلت‌ها، ادعاهای شما علیه اراضی عمومی و دولتی (ملی، موات، خالصه، مستحدث و ساحلی) و نیز علیه اشخاص ثالث با حسن نیتِ دارنده سند رسمی، اصولاً قابل استناد و معارضه نیست.

بااین‌حال، اگر شخص ثالثی عالِماً با اسناد جعلی یا خلاف واقع ادعایی بارگذاری یا معامله معارض انجام داده باشد، شما می‌توانید علیه او (یا ماقبل) مطالبه قیمت روز مال غیرمنقول را طرح کنید و دادگاه مکلف به پذیرش چنین دعوایی است.

مجازات درج ادعای خلاف واقع

اگر کسی با علم به عدم استحقاق، خودش یا از طریق دیگری سند عادی را در سامانه درج کند:

• به جزای نقدی معادل ۲۰٪ قیمت روز ملک محکوم می‌شود؛
• و اگر همراه با آن جرمی مثل جعل یا تبانی برای بردن مال غیر رخ داده باشد، علاوه بر جزای نقدی فوق، به مجازات همان جرم‌ها نیز محکوم خواهد شد.

مسیر عملی پیشنهادی برای ذی‌نفعان

۱- شناسایی اسناد و ادعاها: هر چه دارید (قول‌نامه، رسیدها، شهادت‌نامه‌ها، نقشه‌ها، استعلام‌ها، قبض‌های عوارض و …) را فهرست و اسکن کنید.
۲- احراز مشمول‌بودن: مطمئن شوید ادعا قبل از راه‌اندازی سامانه ایجاد شده و رسمی نیست.
۳- ثبت در بازه دو‌ساله اول: به‌محض فعال‌شدن سامانه، ثبت اولیه را انجام دهید؛ دیرکرد ریسک‌زاست.
۴- اقدام برای رسمی‌سازی در بازه دو‌ساله دوم: یا تنظیم سند رسمی (دفترخانه) یا طرح دعوی الزام به تنظیم سند (یا دعوای مرتبط) و بارگذاری مدرک اقدام در سامانه.
۵- رصد وضعیت: پیگیری کنید تا نتیجه اقدام توسط مرجع مربوطه در سامانه درج شود.

دیدگاه تخصصی مرکز قراردادهای پاژ

سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی، فرصت تاریخیِ انباشت و پالایش ادعاهای قدیمی است تا در نهایت، امنیت معاملات ملکی و اعتبار اسناد رسمی تقویت شود. اما این فرصت، دایمی نیست: دو پنجره‌ی دو‌ساله دارید و عدم اقدام می‌تواند ادعای شما را در برابر دولت یا دارندگان باحسن‌نیتِ اسناد رسمی عملاً بی‌اثر کند. توصیه ما: از روز اول راه‌اندازی سامانه، کار را شروع کنید؛ مدارک را استاندارد کنید، مسیر درست (تنظیم سند یا دعوا) را انتخاب کنید و ثبت نتایج را پیگیری کنید.
اگر برای ممیزی اسناد، راهبرد ثبت ادعا، تنظیم دادخواست الزام به تنظیم سند، یا تنظیم سند رسمی نیاز به همراهی دارید، تیم متخصص مرکز قراردادهای پاژ کنار شماست تا مسیر رسمی‌سازی با حداقل ریسک و حداکثر اثربخشی انجام شود.